เมื่อเกิดภาวะวิกฤตองค์กร ต้องทำสื่อสาร ประชาสัมพันธ์อย่างไรบ้าง

วิกฤตองค์กร เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ทั้งแบบ ตั้งใจ และ ไม่ได้ตั้งใจ แต่ไม่ว่าจะเป็นแบบใด ย่อมเกิดผลกระทบขึ้นกับชีวิตและทรัพย์สินขององค์กรอย่างแน่นอนโดยเฉพาะอย่างยิ่งส่งผลกระทบด้านการเงิน ทึ่ต้องใช้เงินงบประมาณในการแก้ไขวิกฤต  อีกทั้งส่งผลทางลบและขัดขวางการดำเนินงาน นำมาซึ่งความเสียหายต่อชื่อเสียง ภาพลักษณ์ และผลประกอบการขององค์กรในที่สุด

การจะเกิดเหตุการณ์ที่นำมาสู่ภาวะวิกฤตขององค์กร จะมีช่วงระยะเวลาที่เป็นสัญญาณเตือนให้เตรียมป้องกันและรับมือกับภาวะวิกฤต เพื่อควบคุมไม่ให้เกิดวิกฤต หรือเกิดให้น้อยที่สุดและสิ้นสุดโดยเร็ว อย่างไรก็ตาม ไม่ว่า...องค์กรจะป้องกันดีขนาดไหน เหตุการณ์วิกฤตก็ยังเกิดขึ้นกับองค์กรเสมอในยุคดิจิทัลนี้

เนื่องจากเหตุการณ์วิกฤตคือเรื่องที่เกิดขึ้นแบบเกิดความคาดหมาย และไม่มีใครรู้ว่าจะเกิดขึ้นกับองค์กรของเราหรือไม่ จะเกิดเมื่อไรและแบบใด เราจึงควรเรียนรู้ถึงวิธีการและขั้นตอนการสื่อสารประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤต ดังนี้

1 ควบคุมสถานการณ์โดยเร็วที่สุด และระบุถึงปัญหาที่เกิดขึ้นบนข้อมูลที่น่าเชื่อถือ และประชาสัมพันธ์ให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ แจ้งบทบาทพนักงาน

2 รวบรวมข้อมูลให้มากที่สุด  โดยต้องรู้ว่าวิกฤตครั้งนี้รุนแรงระดับใด สนองตอบโดยเร็วเพราะอาจถูกวิจารณ์ในด้านลบ และ PR เตรียมข้อมูลแถลงการณ์

3.ตั้งศูนย์กลางการสื่อสาร โดยการสื่อสารทั้งหมดมาจากศูนย์นี้เท่านั้น ให้นักข่าวเข้าถึงติดต่อสะดวก และ PR อำนวยความสะดวกในการนำเสนอข่าว และติดตามข่าวที่ออกสื่อไปแล้ว

4.สื่อสารให้เร็วและบ่อย โฆษกต้องสื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องลดความตื่นตกใจ และ PR แจ้งให้รู้ว่ามีศูนย์ข้อมูล แจ้งความช่วยเหลือ การชดเชย ฝ่าย PR ส่งข่าวการให้ความช่วยเหลือผู้ได้รับผลกระทบและประชาชนสม่ำเสมอ

5.เข้าใจหน้าที่ของสื่อ ว่าต้องการความรวดเร็วและถูกต้อง โดย PR ต้องทำข่าว เขียน  Press Release (ข่าวประชาสัมพันธ์) และเปิดพื้นที่ให้สัมภาษณ์ อย่างเสมอภาคและเท่าเทียม

6.สื่อสารโดยตรงกับผู้ที่เกี่ยวข้อง  ภายในองค์กร คือ ผู้บริหารและพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานที่ต้องติดต่อกับบุคคลภายนอก และภายนอกองค์กร เช่น ลูกค้า ผู้ถือหุ้น ชุมชน เจ้าหน้าที่รัฐ นักวิชาการ และญาติของผู้ได้รับผลกระทบ

7.วางแผนป้องกันการเกิดซ้ำ ทุกฝ่ายควรวางแผนร่วมกัน วางมาตรการป้องกันภายหลังสถานการณ์วิกฤต และเตรียมแนวทางหากเกิดวิกฤตซ้ำขึ้นอีก

เพราะในช่วงภาวะวิกฤตองค์กรจะเกิดความสับสนวุ่นวายมาก การเรียนรู้เรื่องการสื่อสารประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤต และซ้อมแผนการสื่อสารเป็นประจำ จะช่วยลดความสูญเสียต่อองค์กรได้มาก

 สนใจอบรมหลักสูตร การประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤต ดูรายละเอียดและนัดหมายเรียนได้ที่ chayut.j@akdsolution.com หรือ https://www.akdsolution.com/pr109


 สามารถอบรมออนไลน์ได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง ไม่จำกัดเวลาอบรม ได้ที่ https://www.skilllane.com/courses/HOW-TO-PR-IN-CRISIS


ชยุต จึงภักดี
ผู้จัดการโครงการ
บริษัท เอเคดี โซลูชั่น จำกัด
E-mail : chayut.j@akdsolution.com
Mobile : 062-956-5162
WEB : www.akdsolution.com